Les entreprises peuvent aujourd’hui profiter d’un nouveau format plus simple et plus pratique pour envoyer les courriers en recommandé.
Il s’agit de la lettre recommandée électronique (LRE). Cette solution numérique acquiert une force importante avec le décret n°2011-144 du 2 février 2011 puisqu’elle possède la même valeur juridique qu’une lettre recommandée en version classique. Ainsi, les professionnels peuvent utiliser ce format pour plusieurs raisons, notamment pour gagner du temps. Alors, quels sont les avantages de ce nouveau format électronique ?
Un gain de temps avec la lettre recommandée électronique
Pour chaque entreprise, le temps est primordial. Souvent, des investissements sont réalisés pour permettre à certaines actions récurrentes de se faire en moins de temps. Ainsi, l’arrivée de la lettre recommandée électronique est particulièrement positive pour le monde professionnel. Désormais, les personnes en charge du courrier n’ont plus à se déplacer pour envoyer des recommandés. La procédure se fait en quelques clics sur un site spécialisé.
Ainsi, ils gagnent du temps au quotidien pour envoyer leurs documents importants. Un vrai avantage soulevé par la lettre recommandée sous un format électronique par rapport à la lettre recommandée classique. D’autres actions peuvent être modifiées au sein de l’entreprise pour permettre aux équipes de gagner du temps. Vous pouvez alors consulter le site entreprise-et-compagnie.fr pour en savoir plus.
Les preuves procurées avec la lettre recommandée sous un format électronique
Les courriers acheminés sous recommandés sont particulièrement importants. Ils permettent d’informer le destinataire d’un changement important ou bien du bon déroulement d’une procédure en respectant les délais imposés. Ainsi, la date de réception est un élément fondamental pour le recommandé.
Parfois, en version classique, il n’est pas si évident de savoir à quelle date le destinataire prend connaissance de la lettre recommandée. La version électronique permet d’obtenir des détails plus précis de manière systématique. En effet, le destinataire du courrier électronique reçoit une notification par e-mail qu’une lettre recommandée lui est adressée. Il a alors le choix :
- Accepter le courrier recommandé et en prendre connaissance,
- Refuser ce courrier.
Dans les deux cas, l’expéditeur est informé de la date à laquelle son destinataire a pu en avoir connaissance pour commencer à faire courir les délais légaux à respecter. Ainsi, la fiabilité est beaucoup plus grande avec la solution électronique.
Mais, les preuves ne s’arrêtent pas ici. En effet, au moment de la première notification, le destinataire a 15 jours pour dire oui ou non à la réception du courrier. S’il l’accepte, l’expéditeur reçoit alors un accusé de réception. Ce document permet de certifier la bonne réception du courrier par le destinataire et son acceptation. Du côté du destinataire, l’acceptation du courrier lui permet :
- De connaître le contenu de la lettre recommandée électronique,
- De savoir qui est l’expéditeur de cette dernière.
Lepoint.fr dresse aussi les avantages non négligeables pour les entreprises de la lettre recommandée sous un format électronique.
Une sécurité renforcée avec la lettre recommandée électronique
Depuis le 1er janvier 2019, la lettre électronique eIDAS est entrée en vigueur. Celle-ci vient assurer une sécurité supplémentaire dans le domaine. En effet, lors de la procédure d’envoi des recommandés, il faut désormais procéder à la vérification des identités de l’expéditeur et du destinataire. Ces procédures sont à mettre en place par les prestataires chargés d’acheminer en toute transparence et en toute sécurité les courriers sous recommandés.
Ainsi, les professionnels qui doivent acheminer des courriers particulièrement importants peuvent opter pour un envoi encore plus sécurisé avec la solution de la LRE eIDAS. Dans les autres procédures courantes où le recommandé sert de preuve du respect des délais de procédure, il est possible d’envoyer ces documents par la lettre recommandée électronique pour l’ensemble des avantages que cette dernière procure à l’entreprise.
